THÔNG BÁO: Kết quả cuộc họp của TT Ban LL về tổng kết công tác và rút kinh nghiệm Tổ chức Gala Giao lưu - Vinh danh - Khuyến học - Khuyến tài của họ Đồng Hải Phòng và Phụ cận năm 2019

THÔNG BÁO: Kết quả cuộc họp của TT Ban LL về tổng kết công tác và rút kinh nghiệm Tổ chức Gala Giao lưu - Vinh danh - Khuyến học - Khuyến tài của họ Đồng Hải Phòng và Phụ cận năm 2019

1. Thời gian:

Khai mạc hồi 10h00 ngày 28/6/2019.

1. Địa điểm:

Tại Nhà hàng Phố Biển, khu 2 quận Đồ Sơn, thành phố Hải Phòng.

• Thành phần tham dự:
• Ông Đồng Xuân Cần, Đại tá, Trưởng BLL họ Đồng Hải Phòng;
• Các ông, bà Phó BLL: Bà Đổng Thị Hồng Hoản; ông Đồng Văn Năng; ông Đồng Văn Chung; ông Đồng Xuân Chiến; ông Đồng Xuân Thành;
• Các thành viên tích cực: ông Đồng Duy Vinh của Chi họ Đồng Duy; ông Đồng Văn Bính chi họ Đồng Văn Tú Sơn, Kiến Thụy và bà Đồng Thị Vân Chi họ Đồng Kiến Xương Thái Bình;
• Chủ trì: ông Đồng Xuân Cần.
• Thư ký: ông Đồng Xuân Thành.

1. Nội dung:

Thay mặt TT Ban LL, ông  Ông Đồng Xuân Cần, Trưởng BLL họ Đồng Hải Phòng xin chân thành cảm ơn các thành viên từ các chi họ Đồng Hải Phòng và phụ cận, chi họ Đồng ngoại tỉnh: Kim Thành, Quảng Yên - Quảng Ninh; Nguyên Giáp, Quang Trung - Tứ Kỳ, Gia Lộc; Kiến Xương, Hưng Hà -Thái Bình, Hưng Yên; các tỉnh ban: Hà Nội, Chùa Hương, Thanh Hóa, Nghệ an, Hà Tĩnh, Cảnh Dương - Quảng Bình, Gia Lai, Yên Bái, Ninh Bình; các thành viên là bạn bè liên quan đến người họ Đồng đã nhiệt tình ủng hộ cho Chương trình Gala 2019 thành công tốt đẹp.

Sau khi phân tích, đánh giá và nhận định từ các ý kiến phát biểu của các thành viên có mặt dự họp về những công việc được phân công theo từng mảng trong chương trình Gala tại địa điểm Hội trường Đoàn 295 Quân đội và nhà hàng Vườn Thông, Khu 1 Đồ Sơn - Hải Phòng.  Dưới đây là nội dung kết quả cuộc họp.

1. Công tác chuẩn bị, hậu cần

• Địa điểm tổ chức sự kiện: Ban đầu tại chùa Hang, nhưng bởi lý do khách quan nằm ngoài dự kiến nên phải thay đổi chuyển địa điểm tổ chức. Công việc rất khó khăn nhưng có sự nỗ lực nhiệt tình của ông Chiến, bà Hoàn, ông Nam và một số thành viên tích cực, cuối cùng sát ngày đã tìm được địa điểm mới là Hội trường đoàn 295 và nhà hàng Vườn Thông - Đồ Sơn; địa điểm mới này đã góp phần rất lớn vào thành công của chương trình Gala.
• Phần khánh tiết, băng zon, phông, bằng vinh danh, quà tặng....., do bà Đồng Thị Hồng Hoàn thực hiện; phần trang âm, do ông Đồng Xuân Chiến thuê người thực hiện, công việc đã làm tốt.
• Hậu cần (làm cỗ) giao ông Đồng Duy Vinh phụ trách và trực tiếp làm trưởng bếp, gồm các ông: Đồng Duy Vinh, Đồng Văn Bính, Đồng Duy Hoán cùng các thành viên tích cực của Chi họ Đồng Duy và Chi họ Đồng Văn Tú Sơn thực hiện từ khâu chế biến làm cỗ bưng bày 70 mâm cho trên dưới 420 xuất ăn trưa tại nhà hàng phục vụ (từ các món đến hoa quả trái cây); làm rất tốt.
• Lễ tân, tiếp nước, do thay đổi địa điểm nên bộ phận lễ tân, tiếp nước tại hội trường ban đầu có phần chưa chu đáo; bộ phận dọn cỗ, rửa bát do nhà hàng Vườn Thông thực hiện.
• Tuy nhiên, việc phân công đã rõ ràng, nhưng một số thành viên, bộ phận còn ôm đồm, thiếu trách nhiệm dẫn đến chồng chéo, chưa thật mỹ mãn trong quá trình thực hiện.

2. Xét duyệt thành phần được vinh danh

• Công tác lập danh sách đăng ký của các Chi họ chậm hoặc không đúng thời gian, đối tượng như đã nêu trong thư mời; trong khi tiêu chí thành phần đăng ký vinh danh chặt chẽ; bộ phận tổng hợp danh sách không được liên hệ trực tiếp với các Chi họ mà qua khâu trung gian nên rất mất thời gian; hơn nữa, đây là lần đầu các Chi họ chưa quen công việc đăng ký theo mẫu biểu. Dẫn đến, công tác tổng hợp báo cáo kết quả khuyến học khuyến tài gặp rất nhiều khó khăn, phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần .
• Công tác xét duyệt danh sách các thành viên được vinh danh và tuyên dương được TT Ban LL triển khai công bằng, vô tư trên cơ sở đề nghị giới thiệu từ các Chi họ và tập thể TT Ban LL.

3. Chương trình Gala

• Công việc đón và hướng dẫn đại biểu khách mời: Bộ phận được phân công đón khách làm tốt; tuy nhiên, có một số người được giao đón và hướng dẫn đại biểu khách lại phải đi cùng Đoàn của dòng họ nên đến muộn, nên việc đón khách chưa kịp thời.
• Dẫn chương trình MC làm rất tốt; tuy vậy, một số lẵng hoa mang tới sau chưa kịp cập nhật nên đã không được giới thiệu trong chương trình.
• Bài Diễn văn khai mạc rất truyền cảm; tuy nhiên, trong bài cần bổ sung một số cá nhân được nêu trong buổi vinh danh.
• Phần trao Quyết định Vinh danh và Tuyên dương thực hiện rất trang trọng. Tuy nhiên, do thời gian hạn chế nên phần trao bằng vinh danh và tuyên dương cùng lúc đọc quá nhiều, dẫn đến các bằng vinh danh đến tay các cháu bị lẫn tên tuổi; cùng lúc đó, phần trao quà cho các cháu đến dự dưới hội trường không đúng thời điểm đã dẫn đến lộn xộn, mất trật tự trong khi các ý kiến phát biểu tham luận đang diễn ra.

4. Tham luận của đại diện được vinh danh

• Ý kiến của các đại biểu thành danh giao lưu trong chương trình Gala rất cô đọng, xúc tích, lan tỏa đến các cháu thanh thiếu niên tinh thần chăm chỉ học thành để phấn đấu thành danh, thành tài.
• Ý kiến của đại biểu thanh thiếu niên bày tỏ tinh thần tự hào về Dòng họ, hứa học giỏi chăm ngoan để tiếp bước các bậc tiền nhân và thế hệ cha anh.

5. Phần Tài chính

• Khoản mục thu:

Các thành viên từ các Chi họ Đồng Hải Phòng và phụ cận, Chi họ Đồng ngoại tỉnh: Kim Thành, Quảng Yên - Quảng Ninh; Nguyên Giáp, Quang Trung - Tứ Kỳ, Gia Lộc; Kiến Xương, Hưng Hà -Thái Bình, Hưng Yên; các tỉnh ban: Hà Nội, Chùa Hương, Thanh Hóa, Nghệ an, Hà Tĩnh, Cảnh Dương - Quảng Bình, Gia Lai, Yên Bái, Ninh Bình; các thành viên là bạn bè liên quan đến người họ Đồng đã nhiệt tình ủng hộ, tài trợ cho Gala 2019 với số hiện vật tương đương 85.500.000,0 đồng và tiền mặt là: 91.100.000,0 đồng (có phụ lục 1 gửi kèm).

• Khoản mục chi:

Thuê địa điểm hội trường, nhà hàng, chuẩn bị quà tăng ...vv; với số kinh phí là: 96.941.000,0 đồng (có phụ lục 2 gửi kèm).

Tóm lại, đây là Gala đầu tiên họ Đồng Hải Phòng và phụ cận được tổ chức rất thành công. Tuy nhiên, một số vấn đề chưa đạt hoặc thiếu sót trước, trong và sau Gala mong có ý kiến góp ý của các thành viên (bằng mọi hình thức thông tin) để TTBLL tiếp thu và rút kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau thành công mỹ mãn hơn.

Cuộc họp kết thúc vào hồi 12h05; thay mặt TTBLL, ông Đồng Xuân Cần xin chân thành cảm ơn ông Đồng Đức Tân đã tài trợ cho cuộc họp tổng kết tại nhà hàng Phố Biển Khu 1 - Đồ Sơn./.  

TM. BLL Họ Đồng Hải Phòng Trưởng Ban Đại tá: Đồng Xuân Cần